인사관련 서류 보존 기간

근로기준법

근로자파견법

남녀고용평등법

근로기준법

구분	내용	기산일	보존기간	위반 시 제재
근로자명부	<포함내용> 1. 성명 2. 성별 3. 생년월일 4. 주소 5. 이력(履歷) 6. 종사하는 업무의 종류 7. 고용 또는 고용갱신 연월일, 계약기간을 정한 경우에는 그 기간, 그 밖의 고용에 관한 사항 8. 해고, 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 연월일과 사유 9. 기타 특이사항 ※근무기간 30일 미만 일용근로자 제외	근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날	3년	500만원 이하의 과태료
근로계약서	<포함내용> 1. 임금에 관한 사항 - 구성항목·계산방법·지급방법·산정기간·지급시기 2. 상여 등 각종 수당 3. 소정근로시간 (업무 시작·종료시각, 휴게시간) 4. 유급휴일 (주휴일) 5. 연차유급휴가 ※기간제·단시간 근로자 포함 모든 근로자 대상	근로관계가 끝난 날	3년	500만원 이하의 과태료
임금대장	<포함내용> 1. 성명 2. 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보 3. 고용 연월일 4. 종사하는 업무 5. 임금 및 가족수당의 계산기초가 되는 사항 6. 근로일수 7. 근로시간수 8. 연장근로, 야간근로 또는 휴일근로를 시킨 경우에는 그 시간수 9. 기본급, 수당, 그 밖의 임금의 내역별 금액(통화 외의 것으로 지급된 임금이 있는 경우에는 그 품명 및 수량과 평가총액) 10. 임금 공제 내역	마지막으로 써 넣은 날	3년	500만원 이하의 과태료
임금의 결정 · 지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류	급여에 관한 규정 등 회사 내부에서 정한 서류	작성을 완료한 날	3년	500만원 이하의 과태료
고용 · 해고 · 퇴직에 관한 서류	사직원, 해고예고 및 해고에 관한 통지서 등	근로자가 해고되거나 퇴직한 날	3년	500만원 이하의 과태료
승급 · 감급에 관한 서류	승진, 승급에 관한 통지서 등	작성을 완료한 날	3년	500만원 이하의 과태료
휴가에 관한 서류	연차유급휴가 관리대장, 연차유급휴가 사용 신청서, 노무수령거부통지서, 연차유급휴가 사용촉진통지서 등	작성을 완료한 날	3년	500만원 이하의 과태료
유연근로제 · 근로시간특례 · 휴가사용 등에 관한 노사합의서	시행을 위해 노사합의가 필요한 제도 (3개월 이내 탄력적근로시간제, 3개월 초과 탄력적근로시간제, 선택적근로시간제, 특별연장근로, 휴일대체 등)	서면 합의한 날	3년	500만원 이하의 과태료
연소자 증명 서류	취직인허증 (15세미만 근로자) 가족관계증명서 · 친권자 또는 후견인의 동의서 (15세이상 18세미만 근로자)	18세가 되는 날 (18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날)	3년	500만원 이하의 과태료
퇴직근로자의 사용증명서	근로자의 경력 증명 등에 관한 정보	근로자 퇴직일	3년

회사 분할, 합병 시 근로계약서의 보존 의무자는 누구인지?

법인의 분할, 매각 등으로 인한 고용관계 변동 시 기존 고용관계가 종료되고 새로운 고용관계가 시작되는 경우라면 기존 회사에게 서류 보존 책임이, 기존의 고용관계를 포괄적으로 승계하는 경우에는 고용관계를 승계한 회사에 서류 보존 책임이 있다고 할 것이나,

구체적인 서류 보존 책임 여부는 회사 분할이나 매각의 경위와 동기, 당시 고용관계에 대한 양 회사 간의 계약이나 합의 사항, 고용관계 서류 이전 여부, 당시 근로자에 대한 고용관계 관련 설명 내용, 이후 사정 변경 등 개별 구체적인 사실관계를 종합적으로 고려하여 판단하여야 할 것 (근로기준정책과-3793, 2020.9.21.)

연차유급휴가 서류 보존 기간의 기산점(작성을 완료한 날)이 언제인지?

「근로기준법」상 연차유급휴가는 과거 근로에 대한 휴식의 기회를 제공하는 측면과 과거 근로에 대한 보상적 측면이 모두 고려된 제도라 할 것이므로, 그 보존기간의 기산점은 연차휴가의 부여 및 사용, 미사용수당의 정산 등 일련의 과정을 모두 완료한 날로 보아야 할 것 (근로기준정책과-3116, 2022.10.5.)