핵심 요약
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인사 · 노무 서류 보존기간의 원칙 : 3년 (근로기준법 제42조, 남녀고용평등법 제33조 등)
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주요 예외 : 퇴직금 중간정산 증명서류 5년, 산업안전보건위원회 · 노사협의체 회의록 2년, 불합격 구직자 채용서류 14일~180일 범위 내 회사가 정한 기간
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서류별 기산일 상이 (퇴직일 · 완결일 · 서면 합의일 등) → 보존기간 관리 시 기산일 확인 필수
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위반 시 법령별 300만원~500만원 이하 과태료 / 보존기간 경과 개인정보는 지체 없이 파기
한눈에 보는 보존기간
보존기간 | 대상 서류 | 근거 법령 |
14일 ~ 180일 | 불합격 구직자가 제출한 채용서류 (회사가 정한 반환 청구기간 동안 보관) | 채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제3항 |
1년 | 건설업 산업안전보건관리비 사용명세서 (공사 종료 후 1년) | 산업안전보건법 제72조, 같은 법 시행규칙 제89조 |
2년 | 산업안전보건위원회 · 건설업 노사협의체 회의록 | 산업안전보건법 제164조 제1항 제2호 |
3년 (원칙) | 근로자명부 · 근로계약서 · 임금대장 등 근로계약에 관한 중요 서류, 남녀고용평등 관계 서류, 파견 관리대장, 노사협의회 회의록, 장애인 인식개선 교육 자료, 산업안전보건 서류 대부분 | 근로기준법 제42조, 남녀고용평등법 제33조, 파견법 시행규칙 제15조 · 제17조, 근로자참여 및 협력증진에 관한 법률 제19조 제2항, 장애인고용촉진 및 직업재활법 제5조의2, 산업안전보건법 제164조 제1항 |
5년 | 퇴직금 중간정산 증명서류 (퇴직 후 5년), 건강진단 결과표, 작업환경측정 결과 기록 서류, 근골격계 유해요인조사 서류 | 근로자퇴직급여 보장법 시행령 제3조 제2항, 산업안전보건법 시행규칙 제241조, 산업안전보건기준에 관한 규칙 제657조 |
30년 | 고용노동부장관 고시 유해물질 관련 작업환경측정 · 건강진단 기록 | 산업안전보건법 시행규칙 제241조 |
근로기준법
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사용자는 근로자명부와 근로계약에 관한 중요 서류를 3년간 보존하여야 함 (근로기준법 제42조, 같은 법 시행령 제22조 제1항)
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위반 시 500만원 이하의 과태료 (근로기준법 제116조 제2항 제2호)
구분 | 내용 | 기산일 |
근로자명부 | 성명, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 종사 업무의 종류, 고용 · 고용갱신 연월일과 계약기간, 해고 · 퇴직 · 사망 연월일과 그 사유 등 (근로기준법 제41조, 같은 법 시행령 제20조)
※근무기간 30일 미만 일용근로자는 작성 제외 | 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날 (같은 법 시행령 제22조 제2항 제1호) |
임금의 구성항목 · 계산방법 · 지급방법, 소정근로시간, 주휴일, 연차유급휴가 등 서면 명시 사항 포함 (근로기준법 제17조)
※기간제 · 단시간근로자 포함 모든 근로자 대상 | 근로관계가 끝난 날 (같은 법 시행령 제22조 제2항 제2호) | |
임금대장 | 성명, 생년월일 · 사원번호 등 근로자 특정 정보, 고용 연월일, 종사 업무, 임금 · 가족수당의 계산기초, 근로일수, 근로시간수, 연장 · 야간 · 휴일근로 시간수, 임금 내역별 금액, 임금 공제 내역 (근로기준법 제48조 제1항, 같은 법 시행령 제27조) | 마지막으로 써 넣은 날 (같은 법 시행령 제22조 제2항 제3호) |
임금의 결정 · 지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류 | 급여규정 등 임금 결정 · 계산의 기초가 되는 회사 내부 서류 | 완결한 날 (같은 법 시행령 제22조 제2항 제8호) |
고용 · 해고 · 퇴직에 관한 서류 | 사직원, 해고예고 통지서, 해고 서면통지서 등 | 근로자가 해고되거나 퇴직한 날 (같은 법 시행령 제22조 제2항 제4호) |
승진 · 승급 통지서, 감급 처분 관련 서류 등 | 완결한 날 (같은 법 시행령 제22조 제2항 제8호) | |
휴가에 관한 서류 | 연차유급휴가 관리대장, 휴가 사용 신청서, 사용촉진 통지서, 노무수령 거부통지서 등 | 완결한 날 (같은 법 시행령 제22조 제2항 제8호)
※연차유급휴가 서류는 휴가 부여 · 사용 · 미사용수당 정산 등 일련의 과정을 모두 완료한 날 |
유연근무제도 등 서면 합의 서류 | 시행을 위해 노사합의가 필요한 제도의 서면 합의 서류
→ 3개월 이내 탄력적 근로시간제, 3개월 초과 탄력적 근로시간제, 선택적 근로시간제, 상시 30명 미만 사업장 추가 연장근로, 휴일 대체 , 보상휴가제, 재량근로, 근로시간 특례, 연차유급휴가 대체 | 서면 합의한 날 (같은 법 시행령 제22조 제2항 제6호) |
연소자 증명 서류 | 취직인허증 (15세 미만), 가족관계기록사항 증명서 · 친권자 또는 후견인의 동의서 (18세 미만) (근로기준법 제66조) | 18세가 되는 날 (18세가 되기 전에 해고 · 퇴직 · 사망한 경우 그 날) (같은 법 시행령 제22조 제2항 제7호) |
함께 알아둘 사항
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퇴직근로자의 사용증명서 : 퇴직 후 3년 이내 청구 가능 (근로기준법 제39조, 같은 법 시행령 제19조) → 경력 증명의 기초자료를 실무상 최소 3년 보존 필요
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임금명세서 (근로기준법 제48조 제2항) : 교부 의무만 규정되고 법정 보존 대상 서류에는 미포함 → 임금 분쟁 대비 임금대장과 함께 보관함이 안전
남녀고용평등법
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사업주는 관계 서류를 3년간 보존하여야 하며, 전자문서로 작성 · 보존 가능 (남녀고용평등법 제33조)
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위반 시 300만원 이하의 과태료 (남녀고용평등법 제39조 제4항 제8호)
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기산일에 관한 별도 규정은 없어 실무상 작성일부터 기산하여 관리함
구분 | 예시 서류 | 근거 |
모집과 채용, 임금, 임금 외의 금품, 교육 · 배치 및 승진, 정년 · 퇴직 및 해고에 관한 서류 | 채용 공고문, 급여규정, 교육 실시 자료, 배치 · 발령 관련 내부 규정, 정년 관련 취업규칙 등 | 남녀고용평등법 시행령 제19조 제1호, 남녀고용평등법 제7조~제11조 |
직장 내 성희롱 예방교육 실시 확인 서류 | 교육 참가자 명단, 교육 일시 · 장소 기재 서류, 교육 자료 등 | 남녀고용평등법 시행령 제19조 제2호, 남녀고용평등법 제13조 · 제13조의2 |
직장 내 성희롱 행위자에 대한 징계 등 조치에 관한 서류 | 징계 통지서, 조사 결과 및 조치 결과 서류 등 | 남녀고용평등법 시행령 제19조 제3호, 남녀고용평등법 제14조 제5항 전단 |
배우자 출산휴가에 관한 서류 | 배우자 출산휴가 사용 관련 서류 | 남녀고용평등법 시행령 제19조 제5호, 남녀고용평등법 제18조의2 |
육아휴직의 신청 및 허용에 관한 서류 | 육아휴직 신청서, 허용 통보 서류 등 | 남녀고용평등법 시행령 제19조 제6호, 남녀고용평등법 제19조 |
육아기 근로시간 단축에 관한 서류 | 단축 신청 및 허용 서류, 허용하지 아니한 경우 그 사유의 통보 및 협의 서류, 단축 중의 근로조건에 관한 서류 | 남녀고용평등법 시행령 제19조 제7호, 남녀고용평등법 제19조의2 · 제19조의3 |
근로자파견법
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파견사업주 · 사용사업주는 각 관리대장을 작성하고 근로자파견이 끝난 날부터 3년간 보존하여야 함
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위반 시 300만원 이하의 과태료 (파견근로자 보호 등에 관한 법률 제46조 제5항 제4호)
구분 | 기재 사항 | 근거 |
파견사업관리대장
(파견사업주) | 1. 파견근로자의 성명
2. 사용사업주 및 사용사업관리책임자의 성명
3. 파견 사업장의 명칭 및 소재지
4. 파견기간
5. 업무내용 | 파견근로자 보호 등에 관한 법률 제29조, 같은 법 시행규칙 제15조 |
사용사업관리대장
(사용사업주) | 1. 파견근로자의 성명
2. 파견사업주 및 파견사업관리책임자의 성명
3. 파견기간
4. 업무내용 | 파견근로자 보호 등에 관한 법률 제33조, 같은 법 시행규칙 제17조 |
근로자퇴직급여보장법
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별도의 제재 규정은 없으나, 중간정산의 유효성 및 이후 퇴직금 산정 분쟁 시 사용자의 입증자료가 되므로 실무상 필수 보존 서류에 해당함
근로자참여 및 협력증진에 관한 법률
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노사협의회 회의록 : 개최 일시 및 장소, 출석 위원, 협의 내용 및 의결된 사항, 그 밖의 토의사항을 기록하여 갖추어 두어야 하며 (근로자참여 및 협력증진에 관한 법률 제19조 제1항), 작성한 날부터 3년간 보존 (같은 법 제19조 제2항)
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고충처리위원의 고충 접수 · 처리 대장 : 작성하여 갖추어 두고 1년간 보존 (같은 법 시행령 제9조)
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회의록 미보존 자체에 대한 과태료 규정은 없음
장애인고용법
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사업주는 직장 내 장애인 인식개선 교육 실시 관련 자료를 3년간 보관하고, 사업주나 피교육자가 원하는 경우 그 자료를 내주어야 함 (장애인고용촉진 및 직업재활법 제5조의2, 같은 법 시행령 제5조의2)
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예시 : 교육일지, 교육 참가자 명단, 교육 자료, 온라인 교육 이수 기록 등
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위반 시 300만원 이하의 과태료 (장애인고용촉진 및 직업재활법 제86조)
채용절차법
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적용 대상 : 상시 30명 이상의 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장 (국가 · 지방자치단체의 공무원 채용은 제외) (채용절차의 공정화에 관한 법률 제3조)
구분 | 내용 |
대상 서류 | 구직자가 제출한 채용서류
→ 기초심사자료(응시원서 · 이력서 · 자기소개서), 입증자료(학위 · 경력 · 자격증명서 등), 심층심사자료(작품집 · 연구실적물 등) (채용절차의 공정화에 관한 법률 제2조 제3호~제6호) |
보관기간 | 채용 여부가 확정된 날 이후 14일부터 180일까지의 범위에서 구인자가 정한 기간 (반환 청구기간과 동일) (채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제3항, 같은 법 시행령 제4조) |
기간 경과 시 | 반환 청구기간이 지난 채용서류는 「개인정보 보호법」에 따라 파기 (채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 제4항) |
위반 시 제재 | 채용서류 보관 의무 미이행 시 300만원 이하의 과태료 (채용절차의 공정화에 관한 법률 제17조 제3항 제1호) |
산업안전보건법
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사업주는 다음 서류를 3년 (회의록은 2년) 동안 보존하여야 하며, 고용노동부령으로 정하는 바에 따라 보존기간이 연장될 수 있음 (산업안전보건법 제164조 제1항)
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기산일은 서류 작성일
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서류 미보존 시 300만원 이하의 과태료 (산업안전보건법 제175조 제6항)
구분 | 내용 | 보존기간 | 근거 |
선임 공문, 선임 보고 서류 등 | 3년 | 산업안전보건법 제164조 제1항 제1호 | |
산업안전보건위원회 · 건설업 노사협의체 회의록 | 개최 일시 · 장소, 출석위원, 심의 내용 및 의결 · 결정 사항, 그 밖의 토의사항 | 2년 | 산업안전보건법 제164조 제1항 제2호, 제24조 제3항 · 제75조 제4항 |
안전조치 및 보건조치에 관한 서류 | 고용노동부령으로 정하는 안전 · 보건조치 사항을 적은 서류 | 3년 | 산업안전보건법 제164조 제1항 제3호 |
사업장 개요 · 근로자 인적사항, 재해 발생 일시 · 장소, 발생 원인 · 과정, 재발방지 계획 (같은 법 시행규칙 제72조) | 3년 | 산업안전보건법 제164조 제1항 제4호, 제57조 제2항 | |
화학물질의 유해성 · 위험성 조사에 관한 서류 | 신규화학물질 · 중대한 건강장해 우려 화학물질의 유해성 · 위험성 조사보고서 관련 서류 | 3년 | 산업안전보건법 제164조 제1항 제5호, 제108조 제1항 · 제109조 제1항 |
작업환경측정에 관한 서류 | 작업환경측정 실시 관련 서류
※측정 결과를 기록한 서류는 5년, 고용노동부장관 고시 물질에 대한 기록은 30년 (같은 법 시행규칙 제241조) | 3년
(결과 기록 5년 · 30년) | 산업안전보건법 제164조 제1항 제6호, 제125조 |
일반 · 특수 · 배치전 · 수시 · 임시건강진단 관련 서류
※건강진단 결과표 등은 5년, 고용노동부장관 고시 물질 취급 근로자에 대한 기록은 30년 (같은 법 시행규칙 제241조) | 3년
(결과표 5년 · 30년) | 산업안전보건법 제164조 제1항 제7호, 제129조~제131조 | |
위험성평가 결과와 조치사항 기록 | 평가 대상의 유해 · 위험요인, 위험성 결정의 내용, 결정에 따른 조치의 내용 등 | 3년 | 산업안전보건법 제36조, 같은 법 시행규칙 제37조 |
근골격계질환 유해요인조사에 관한 서류 | 유해요인 기본조사표, 근골격계질환 증상 조사표, 개선계획 및 결과보고서
※ 시설 · 설비 관련 서류는 해당 시설 · 설비가 존재하는 동안 보존 | 5년 | 산업안전보건기준에 관한 규칙 제657조 |
산업안전보건관리비 사용명세서
(건설공사도급인 대상) | 건설공사 산업안전보건관리비 사용명세서 (매월 작성) | 공사 종료 후 1년 | 산업안전보건법 제72조, 같은 법 시행규칙 제89조 |
서류 보존 및 파기
서류 보존을 반드시 "종이"로 된 문서로만 하여야 하는지
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반드시 종이로 된 서류로 보존하여야 하는 것은 아니며, 보안이 철저한 시스템 상에 파일 형태로 보존하는 방법도 가능 (근기 68207-2666, 2002.8.8. 회시)
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남녀고용평등법 제33조는 전자문서 작성 · 보존 가능함을 명문으로 규정
보존기간이 지난 서류의 처리
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개인정보처리자는 보유기간의 경과, 처리 목적 달성 등 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 함 (개인정보 보호법 제21조 제1항)
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전자적 파일은 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제, 기록물 · 인쇄물 등은 파쇄 또는 소각 (개인정보 보호법 시행령 제16조)
관련 행정해석
근로기준정책과-3793, 2020.9.21. : 회사 분할 · 합병 시 근로계약서의 보존 의무자
근로기준정책과-3116, 2022.10.5. : 연차유급휴가 서류 보존기간의 기산점
근기 68207-2666, 2002.8.8. : 서류의 전자적 보존 가능 여부
자주 묻는 질문 (FAQ)
인사서류 보존기간이 대부분 3년인 이유는?
퇴사자 서류를 3년이 지난 후에도 계속 보관해도 되는지?
채용 탈락자의 이력서를 인재풀 목적으로 계속 보관할 수 있는지?
전자문서로만 보존해도 근로감독 대응이 가능한지?
실무 체크리스트
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서류 유형별 보존기간 · 기산일 매핑표 작성 (특히 기산일이 퇴직일 · 완결일 · 서면 합의일로 상이한 점 반영)
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퇴직금 중간정산 증명서류는 일반 서류와 분리하여 퇴직 후 5년까지 보존
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보존기간 경과 서류의 정기 파기 절차 운영 (전자파일 영구 삭제, 출력물 파쇄 · 소각)
update 2022.5.26 by leedy
update 2026.07.29. by hrside.team