평판조회(Reference Check)
평판조회(Reference Check)란, 채용 과정에서 지원자의 직무 적합성을 검증하기 위하여 전·현 직장 상사, 동료, 추천인 등 제3자를 대상으로 지원자의 직무수행능력, 업무태도, 조직 적응도 등에 관한 정보를 확인하는 절차를 말함
평판조회(Reference Check) 시, 법적 유의사항
평판조회는 지원자에 관한 정보를 제3자로부터 수집하는 과정이 수반되므로, 개인정보보호법, 채용절차의 공정화에 관한 법률, 근로기준법 등 관련 법령을 준수할 필요가 있음
(요약) 주요 유의사항 및 위반 시 제재사항
유의사항 | 핵심 내용 | 위반 시 제재사항 |
지원자 동의 확보 | • 지원자의 사전 동의 필요
• 본인이 지정하지 않은 비지정 referee 조회는 별도 동의 | 평판조회 경로에 따라, 형사처벌(5년 이하 징역 또는 5천만원 이하 벌금) 또는 과징금 (전체 매출액의 3% 이내 또는 최대 20억원) |
제한적 정보 수집 | 직무 무관 정보 수집 금지
✓ 신체조건(용모·키·체중) / 출신지역·혼인여부·재산 / 가족(직계존비속·형제자매)의 학력·직업·재산 | 500만원 이하 과태료 |
민감정보 수집 금지
✓ 사상ㆍ신념, 노동조합ㆍ정당의 가입ㆍ탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등에 관한 정보, 유전정보 등 사생활을 현저히 침해할 우려가 있는 개인정보 | 형사처벌(5년 이하 징역 또는 5천만원 이하 벌금) 및 과징금 (전체 매출액의 3% 이내 또는 최대 20억원) | |
고유식별정보 수집 금지
✓ 주민등록번호, 여권번호, 운전면허번호, 외국인등록번호 등 개인을 고유하게 구별하기 위하여 부여된 식별정보 | ||
정보 수집 관련 통지 의무 | 지원자 요구시, 수집 출처·처리 목적 등에 대한 통지 의무 발생 | 3천만원 이하의 과태료 |
취업방해 금지 | 블랙리스트 작성·공유 등 취업방해 행위 금지 | 5년 이하의 징역 또는 5천만원 이하의 벌금 |
지원자의 동의 확보 (개인정보보호법 제15조 및 제17조)
•
평판조회는 지원자에 대한 ‘개인정보’를 제3자로부터 수집하는 절차이므로 지원자의 사전 동의가 필요함
(※ 평판조회 실시 목적, 수집하는 정보의 항목, 정보 보유·이용 기간, 거부권 및 거부에 따른 불이익, 추천인(Referee) 또는 전 직장 관계자 등으로부터의 정보 제공 목적 및 항목 등을 구체적으로 고지)
•
특히 지원자가 직접 지정한 추천인(Referee) 외에 전 직장 상사, 동료 등 비지정 제3자를 대상으로 평판조회를 실시하려는 경우에는 조회 대상 범위를 명확히 고지하고 별도 동의를 받아야 함
제한적 정보 수집
직무와 관련성이 없는 개인정보는 요구·수집이 금지됨
직무 무관 정보 수집 금지 (채용절차법 제4조의3)
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금지 항목: 신체조건(용모·키·체중) / 출신지역·혼인여부·재산 / 가족(직계존비속·형제자매)의 학력·직업·재산
민감정보 및 고유식별정보 수집 금지 (개인정보보호법 제23조 및 제24조)
•
민감정보: 사상ㆍ신념, 노동조합ㆍ정당의 가입ㆍ탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등에 관한 정보, 유전정보 등 사생활을 현저히 침해할 우려가 있는 개인정보
•
고유식별정보: 주민등록번호, 여권번호, 운전면허번호, 외국인등록번호 등 개인을 고유하게 구별하기 위하여 부여된 식별정보
지원자에 대한 정보수집 관련 통지 의무 (개인정보보호법 제20조)
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평판조회는 지원자가 아닌 제3자로부터 지원자에 관한 정보를 수집하는 절차이므로, 지원자가 요구하면 개인정보의 수집 출처, 처리 목적, 개인정보 처리정지 요구권 및 동의 철회권 등에 관한 사항을 알려야 함
취업방해 금지 (근로기준법 제40조)
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특정 지원자의 취업을 방해할 목적으로 부정적인 평가를 조직적으로 공유하거나, 이른바 '블랙리스트'를 작성하여 기업 간 유통하는 행위는 금지됨
(참고) 취업방해에 해당하지 않는 경우
이미 채용되어 근무 중인 근로자에 대하여 해고를 종용한 경우는 ‘취업 과정’에서 발생한 행위로 보기 어려우므로, 근로기준법 제40조의 취업방해에 해당하지 않음(근로개선정책과-2948)
(참고) 외부 대행업체를 활용하는 경우 (개인정보보호법 제26조)
•
전문 업체를 활용하여 평판조회를 실시하는 경우, 기업은 지원자의 개인정보 처리 업무를 외부 업체에 위탁하는 형태가 되므로 개인정보 처리위탁에 관한 의무를 준수할 필요가 있음
(의무 사항: 개인정보 보호조치 등을 포함한 위탁계약 문서화, 위탁 업무 내용 및 수탁자 정보 공개, 수탁자에 대한 교육 및 관리감독, 수탁자의 위탁 범위 초과 이용 및 제3자 제공 금지, 재위탁 시 사전 동의 및 수탁자의 법 위반에 대한 책임 관리)
(참고) 지원자 동의없는 평판조회: 개인정보보호법 위반
지원자의 동의 없이 평판조회를 실시하는 경우 개인정보보호법 위반 문제가 발생하나, 평판조회 대상자가 누구인지에 따라 문제되는 법적 쟁점에는 차이가 있음
(요약) 평판조회 경로에 따른 개인정보보호법상 제재
평판조회 경로 | 지원직장 | 정보 제공자 |
지원직장 → 전 직장 인사담당자 | • 형사처벌 가능 (5년 이하의 징역 또는 5천만원 이하의 벌금)
• 과징금 부과 가능 (전체 매출액의 3% 이내 또는 최대 20억원) | |
지원직장 → 전 직장 상사·동료 | • 과징금 부과 가능 (전체 매출액의 3% 이내 또는 최대 20억원) | • 직접적인 처벌대상X |
전 직장 인사담당자를 통한 평판조회
•
전 직장 인사담당자가 회사가 보유하고 있는 지원자의 정보를 지원회사에 제공하는 경우에는 회사가 보유한 개인정보를 제3자에게 제공하는 것에 해당함
•
따라서 지원자의 동의 없이 이러한 정보를 제공하거나 제공받은 경우에는 개인정보보호법(제17조) 위반 문제가 발생함
전 직장 상사·동료를 통한 평판조회
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전 직장 상사·동료가 개인적인 경험에 기초하여 지원자의 업무능력 등에 관한 의견을 제공하는 경우에는 회사가 보유한 개인정보를 제공하는 상황과는 차이가 있음
•
이 경우에는 지원회사가 지원자에 관한 정보를 수집하는 행위가 문제이므로, 지원자의 동의 없이 상사·동료를 통해 지원자 정보를 확인하는 경우에는 개인정보보호법(제15조) 위반 문제가 발생함
(※ 전 직장 상사·동료는 개인정보보호법상 개인정보처리자가 아니므로 개인정보 제공 관련 문제는 발생하지 않음)
(참고) 동의서 필수 포함 항목
① 수집·이용 목적 ② 수집 항목(구체적 특정) ③ referee 범위(지정·비지정 구분) ④ 보유·이용 기간 및 파기 ⑤ 위탁 시 수탁자·위탁사실 ⑥ 동의 거부권 및 불이익 ⑦ 동의 일자·서명
update 2023.7.21 by Seoyoung
update 2026.6.17 by Seobin Jo